سیستم های فروش مویرگی بدلیل ماهیت متنوع و حجم بالای اطلاعات تولید شده ، قابلیت تولید گزاشات متنوعی دارند ، به نحوی که تهیه لیستی از گزارشات مورد نیاز در این سیستم ها امری تقریبا محال است . در کنار دلایل فوق سلایق مدیران برای تهیه گزارشات نیز مختلف است . از طرفی مشکلات تهیه گزارشات ساختار یافته می طلبد به این موضوع از جنبه های گونتگون توجه کرد و به عبارتی در تهیه آنها چند نکته را مد نظر قرار داد
به نظر اینجانب نکاتی به شرح زیر در تهیه هر گزارشی بایستی مود نظر قرار گیرد :
1- رویکرد تهیه گزارشات : اینکه گزارش تهیه شده با رویکرد فروش ، مالی ، برنامه ریزی و... باشد در مشخص شدن تهیه کننده ، استفاده کننده (و سطح آن ) تاثیر دارد
2- ویژگیهای یک گزارش کارآ : در تهیه یک گزارش کارآ به نظر می رسد رعایت برخی از ویژگیها نظیر ساده بودن ، شکیل بودن ، خلاصه بودن ، از کل به جزء رفتن، مربوط بودن(میزان نزدیکی گزارشات به شاخص های کلیدی عملکرد KPI- ) ، و بموقع بودن از مهمترین ویژگیهای آن می باشد از منظری دیگر برخی از گزارشات بایستی جنبه یکبار مصرف داشته و برخی نیاز به تامل و تفسیر بیشتری دارد.
3-مقاطع تهیه یک گزارش : برخی از گزارشات بدلیل ویژگیهای مخصوص به خودشان می بایستی در مقاطع مشخصی (مثلا ماهانه یا هفتگی یا روزانه و یا حتی سالانه ) تهیه شوند
4- نحوه تهیه یک گزارش : بسته به اینکه چقدر منابع اطلاعاتی پراکنده باشند نحوه تهیه گزارش متفاوت است . مثلا در سازمانهایی که درارای ERP هستند تقریبا تمام گزارشات از یک منبع قابل تهیه است .
5- استفاده از گزارش : مهم است که گزاراشاتی که تهیه می شود به نحو مناسبی توسط اشخاص استفاده کننده بکار گرفته شود چه در غیر اینصورت تهیه گزارشات به امری روزمره و فاقد مطلوبیت تبدیل می شود
6- تهیه کننده گزارش : این که گزاراشات در سلسه مراتب سازمانی از پایین به بالا تهیه شود یا یک واحد خاص نسبت به تهیه و توزیع آن اقدام نماید به نگاه مدیریتی به این موضوع برمی گردد
7- استفاده کنندگان گزارشات : برخی از گزارشات صرفا برای مدیریت ارشد است برخی برای سطوح دیگر .
نمونه گزاشات تیپیک براساس مطالب فوق به شرح زیر می باشد . بدیهی است اینها تنها نمونه ای از گزارشات هستند که می تواند به آنها اضافه شود (برای دیدن بهتر فایل روی تصویر کلیک کنید )
به نظر شما چه گزارشات دیگری می توان به لیست فوق افزود ؟
