گزارشات فروش مویرگی و برخی نکات مهم !

سیستم های فروش مویرگی بدلیل ماهیت متنوع و حجم بالای اطلاعات تولید شده ، قابلیت تولید گزاشات متنوعی دارند ، به نحوی که تهیه لیستی از گزارشات مورد نیاز در این سیستم ها امری تقریبا محال است . در کنار دلایل فوق سلایق مدیران برای تهیه گزارشات نیز مختلف است . از طرفی مشکلات تهیه گزارشات ساختار یافته می طلبد به این موضوع از جنبه های گونتگون توجه کرد و به عبارتی در تهیه آنها چند نکته را مد نظر قرار داد

به نظر اینجانب نکاتی به شرح زیر در تهیه هر گزارشی بایستی مود نظر قرار گیرد :

1- رویکرد تهیه گزارشات : اینکه گزارش تهیه شده با رویکرد فروش ، مالی ، برنامه ریزی و... باشد در مشخص شدن تهیه کننده ، استفاده کننده (و سطح آن )‌ تاثیر دارد

2- ویژگیهای یک گزارش کارآ : در تهیه یک گزارش کارآ به نظر می رسد رعایت برخی از ویژگیها نظیر ساده بودن ، شکیل بودن ، خلاصه بودن ، از کل به جزء رفتن،‌ مربوط بودن(میزان نزدیکی گزارشات به شاخص های کلیدی  عملکرد  KPI-   ) ، و بموقع بودن از مهمترین ویژگیهای آن می باشد از منظری دیگر برخی از گزارشات بایستی جنبه یکبار مصرف داشته  و برخی نیاز به تامل و تفسیر بیشتری دارد.

3-مقاطع تهیه یک گزارش : برخی از گزارشات بدلیل ویژگیهای مخصوص به خودشان می بایستی در مقاطع مشخصی (مثلا ماهانه یا هفتگی یا روزانه و یا حتی سالانه ) تهیه شوند

4- نحوه تهیه یک گزارش : بسته به اینکه چقدر منابع اطلاعاتی پراکنده باشند نحوه تهیه گزارش متفاوت است . مثلا در سازمانهایی که درارای ERP  هستند تقریبا تمام گزارشات از یک منبع قابل تهیه است . 

5- استفاده از گزارش : مهم است که گزاراشاتی که تهیه می شود به نحو مناسبی توسط اشخاص استفاده کننده بکار گرفته شود چه در غیر اینصورت تهیه گزارشات به امری روزمره و فاقد مطلوبیت تبدیل می شود

6- تهیه کننده گزارش : این که  گزاراشات در سلسه مراتب  سازمانی از پایین به بالا تهیه شود یا یک واحد خاص نسبت به تهیه و توزیع آن اقدام نماید به نگاه مدیریتی به این موضوع برمی گردد

7-  استفاده کنندگان گزارشات : برخی از گزارشات صرفا برای مدیریت ارشد است برخی برای سطوح دیگر .

نمونه گزاشات تیپیک براساس مطالب فوق به شرح زیر می باشد . بدیهی است اینها تنها نمونه ای از گزارشات هستند که می تواند به آنها اضافه شود (برای دیدن بهتر فایل روی تصویر کلیک کنید )

به نظر شما چه گزارشات دیگری می توان به لیست فوق افزود ؟

مرجوعی کالا و مشکل ثبت آن به نام ویزیتورها !!

یکی از بازدیدکننده ها در خصوص مشکل ثبت مرجوعی که ویزیتور قبلی فروخته است ، سئوالی را به صورت خصوصی مطرح فرموده بودند که با توجه به اینکه این سئوال ممکن است برای دوستان دیگری نیز مطرح باشد تصمیم گرفتم متن آن را منتشر کنم

سئوال :

 

باعرض سلام و احترام، بنده سرپرست فروش مویرگی هستم سوالی در مورد برگشت از فروش کالا توسط ویزیتورها دارم : 

ویزیتور الف به مدت یکسال در منطقه ١ حضور داشته و به دلایل مدیریتی به منطقه ٤ انتقال داده شده است و ویزیتور جدیدی برای منطقه ١ استخدام و مشغول به کار شده است در منطقه 1 مشتری کالایی را مرجوع می کند که ویزیتور الف به او فروخته است و مشتری در صورت قبول نکردن مرجوعی از طرف ویزیتور جدید به او سفارش جدید نمیدهد لذا مرجوعی باید به نام ویزیتور الف صادر شود یا ویزیتور جدید؟؟

لازم به ذکر است مدیریت فروش اعلام کرده اند که مرجوعی از این قرار باید از حساب ویزیتور جدید کسر شود چون ویزیتور جدید در صورت عدم مرجوعی قادر به اخذ سفارش جدید نمیباشد لذا با مرجوع کردن باعث سفارشگیری شده پس مرجوعی نباید از ویزیتور قبلی که کالارا داده کسر شود. من طبق تجربه کاری ٦ ساله در فروش با این موضوع مخالفت کردم لذا درخواست پاسخ منطقی و قانونی از لحاظ فروش را از شما دارم. شاید من ٦ سال اشتباه میکردم و مدیر من با سابقه ٢٠ ساله صحیح میگوید

 

پاسخ :

 

با سلام

در خصوص موضوع سئوال مطروحه جنابعالی ، ابتدا باید عرض کنم که در این مورد قانون وجود ندارد بلکه آن چه هست عرف و رویه معمول شرکتها می باشد که با توجه به سابقه 17 ساله بنده (و 20 ساله مدیر فروش جنابعالی ) معمولا شرکتها مرجوعی را به نام ویزیتوری ثبت می کنند که درخواست مرجوعی را داده است . چه این ویزیتور فروشنده همان کالا باشد چه نباشد .

دو نکته وجود دارد :

اول اینکه  اگر قرار باشد طبق فرمایش شما مرجوعی به حساب ویزیتوری  ثبت شود که فروشنده همان کالا باشد ممکن است آن ویزیتور فعلا نباشد بنابراین  در پیش گرفتن رویه یکنواخت در این خصوص مشکل را حل می کند

دوم اینکه : ویزیتور جدیدی که در خواست مرجوعی داده است نیز خیلی متضرر نمی شود بلکه با مرجوع کردن کالا باعث می شود که قفل مشتری باز شده و سفارش جدید بگیرد

در عین حال باید توجه داشت که مرجوعی (البته به صورت معمول و منطقی ) برای همه ویزیتورها وجود دارد و در صورتی که یک رویه یکنواحت برای همه اعمال شود ، همه عوامل به یک اندازه منتفع یا متضرر می شوند

شما در این خصوص چه نظری دارید؟

سوخت مطالبات و مسائل مرتبط با آن

 

یکی از شایع ترین مسائلی که در شرکتهای پخش (بویزه در سالهای اخیر- 93و94 ) وجود دارد مسئله مطالبات سوخت شده است . به این معنی که طلبی که از مشتری داریم  به هر دلیلی (کلاهبرداری - ورشکستگی - اختلاف حساب - تغییر مدیریت و ... ) دیگر قابل وصول نیست

در مواجهه با چنین موضوعی شرکتهای پخش مواضع مختلفی می گیرند . این مواضع بسته به دیدگاه مدیریت پخش متنوع است . در زیر نمونه ای از این انواع برخورد را دسته بندی کرده ام :

1- تمام سوختی به عهده عوامل سازمان  فروش است!!

2- بسته به نوع سوختی به عهده عوامل فروش است

3- نیمی (یا بخشی ) از سوختی را شرکت متقبل می شود و الباقی با عوامل فروش است

4- سوختی مورد بررسی قرار می گیرد و سهم عوامل دخیل از صفردرصد تا صد درصد از پورسانت ایشان کسر می گردد

5-تمام سوختی به عهده شرکت است !!

همانطور که ملاحظه می فرمایید طیف متنوعی از انواع برخورد با این مقوله وجود دارد . اما گزینه چهارم منطقی تر و اصولی تر به نظر می رسد . چرا که در این شیوه با جمع آوری اطلاعات کامل از مشتری که مطالبات ایشان سوخت گردیده است و بررسی میزان انطباق شیوه  فروش به مشتری مورد نظر با دستورالعمل ها و آیین نامه های شرکت نسبت به تعیین سهم عوامل دخیل اقدام می گردد . حتی ممکن است در صورتی که قضاوت عادلانه ای صورت گیرد سهم عوامل فروش بدلیل رعایت کامل ضوابط و دستورالعمل ها صفر باشد و شرکت ریسک بازار را دلیل این اتفاق بداند

و اما چند نکته :

1-نکته اول :در صورتی که با موضوع سوختی کاملا یک طرفه برخورد شود به نحوی که همیشه عوامل فروش متضرر شوند این موضوع در بلند مدت توجیهی برای دست کجی ایشان می شود ! و البته اگر برعکس باشد نیز نیازی به گفتن نیست که باعث بالا رفتن آمار سوختی ها می گردد که طبیعتا نمی تواند طبیعی یاشد

2- نکته دوم: در تصمیم گیری برای یک مطالبات سوخت شده نکاتی مثل : تعداد خرید های مشتری - تناسب خرید سوخت شده با خرید های قبلی - داشتن مدرک از مشتری(چک)- اقدام قانونی بر روی چک برگشت شده - اخذ امضاء از مشتری - تایید عوامل فروش و .. بایستی مدنظر قرار گیرد

3- کسر سوختی از حقوق قانون کاری عوامل فروش ، محمل قانونی نداشته و می تواند از طریق مراجع اداره کار باعث استرداد آن برای ویزیتور گردد و طبق قوانین جاری شرکتها بایستی از طریق مراجع قضایی جهت وصول طلبهای سوخت شده خود اقدام نمایند

4- عواملی غیر از عوامل فروش نیز ممکن است در ایجاد سوختی دخیل باشند . مثلا واحد توزیع بدلیل عدم دقت در دریافت چک یا اخذ امضاء . ...یا واحد مالی در اطلاع رسانی دیر و یا اشتباه و ...

به نظر شما چه نکات دیگری در این خصوص وجود دارد . لطفا نظرات خود را در ذیل همین مطلب بفرمایید

نکاتی برای جذب ویزیتور

همانطور که قطعا می دانید یکی از مشکلات بزرگ شرکتهای پخش جذب ویزیتور و حفظ ایشان می باشد . اما مسلما یکی از ریشه های این مشکل در زمان جذب می باشد .( البته این مشکل در اکثر شرکتهای ایرانی وجود دارد ... ) . به هرحال در این پست قصد دارم نکاتی را مطرح کنم که رعایت آنها در زمان جذب ویزیتور شاید به دوام و بقاء ایشان در مجموعه کمک کند :

1-برونگرایی :

قطعا مهمترین خصیصه یک ویزیتور می بایستی خصلت برونگرایی وی باشد . چه در غیر این صورت عمر کاری وی طولانی نخواهد بود . لازم بذکر است که انسانها مطلقا برونگرا یا درونگرا نیستند . حتی برخی از ما ، در موقعیتهای خاصی بسیار برونگرا می باشیم حال آنکه عموما و ذاتا فردی درونگرا هستیم. به هر روی می بایستی با استفاده از تکنیکهایی هرچند ساده در زمان مصاحبه ، بتوان به تیپ شخصیتی فرد پی برد .به عنوان مثال پرحرفی ، شوخ بودن ، هیجان داشتن و روحیاتی از این قبیل می تواند قرینه ای بر خصلت برونگرایی فرد باشد

2-چهره ، میمیک صورت :

حتما شما هم با افرادی مواجه شده اید که در برخورد اول یا به طرفشان جذب شده اید و یا به شدت طرد . اگرچه متخصصان منابع انسانی و رفتار سازمانی از این خطای شناختی شما را برحذر میدارند و توصیه می کنند که خطای برخورد اول نداشته باشید ولی باور کنید برای جذب ویزیتور  اینکه در اولین برخورد خودش را در دل شما جای دهد (!)، مهم است چرا که دقیقا برای ویزیت کردن نیاز به چنین ویژگی وجود دارد یا اینکه حداقل چهره و میمیک صورت وی طوری نباشد که دافعه ایجاد کند

3- پوشش و وضع ظاهری :

این موضوع نیاری به توضیح ندارد . قطعا کسی که در زمان استخدام وضعیت ظاهری مرتبی ندارد ، صورت اصلاح شده ای ندارد ، عطر وادکلن نزده است و ... قطعا بعد از استخدام هم وضعیت بهتری نخواهد داشت. فراموش نکنید که ویزیتورها نماینده شما در بازار هستند و نحوه حضورآنها بیانگر بخشی از واقعیات مجموعه شما است .

4- سلامت جسمی :

با توجه به ویژگیهای کار ویزیتوری مسلما داشتن سلامت جسمی از مهمترین شرایط احراز شغل ویزیتوری می باشد . برای اینکار ارجاع برای آزمایشهای سلامت از ساده ترین اقدامات می باشد

5- سلامت و صداقت کاری :

متاسفانه بارها دیده شده است ویزیتوری که در شرکتی قبلی اش تخلفات عدیده داشته بدلیل عدم کنترل و استعلام از سوابق کاری ایشان در شرکت جدیدی مشغول بکار شده و مجددا تخلفات پیشین را ادامه داده است .

6- صبور و بردبار :

ماهیت کار ویزیتور اقتضاء می کند که ایشان صبور و بردبار بوده و درمقابل کم محلی ها و بی توجهی ها و حتی توهین ها (!!!) ی مشتریان صبور بوده و زود از کوره در نرود . به اصطلاح نقطه جوش وی باید بالا باشد .

7- تن صدا :

ویزتور حتما بایستی بتواند با صدای رسا و مناسب صحبت کند و همچنین روان صحبت کرده و تپق نزند . همچنین حافظه خوبی برای به خاطر نگه داشتن اطلاعات محصولات داشته باشد

شما چه ویژگیهای دیگری برای ویزیتورها ضروری می دانید . لطفا نطرات خودتان را در زیر همین مطلب برای استفاده دیگران قرار دهید

ویژگیهای یک شرکت پخش خوب

شرکتهای پخش به عنوان یکی از اعضاء زنجیره تامین سهم بسیار مهمی در عرصه تولید و تجارت و بازرگانی دارند . بدون شک هرچقدر شرکتهای پخش بتوانند درانجام وظایف خود حرفه ای تر برخورد کنند مسلما نقش آنها در بازدهی بیشتر اقتصاد پررنگ تر خواهد بود.

من تصور می کنم شرکتهای پخش در صورتی که در کنار وظایف جاری خود که همه ما کما بیش به آن اشراف داریم بتوانند وظایف تکمیلی زیر را انجام بدهند تحقق خواسته بالا شدنی تر است :

1- کمک به بخش بازاریابی شرکت تامین کننده :

این کمک می تواند شامل خدماتی از قبیل تهیه و اطلاع رسانی از :  قیمت رقبا- برنامه های تبلیغاتی و پروموشن های رقبا - محصولات جدید رقبا - امتیاز ها و جوایز مصرف کننده ای که رقبا ارائه می نمایند و همچنین حضور در بازارهایی که مورد نظر شرکت تامین کننده است (به این معنی که هر تولید کنند ای برای کالای خود سگمنت مشخصی را درنظر گرفته است . بدیهی است که از شرکت پخش این انتظار را دارد که وارد حیطه مشتریان خارج از این سگمنت نگردد )

2-کمک به بخش تحقیقات بازار تامین کننده :

این کمک می تواند شامل اقداماتی نظیر کمک به برآورد اندازه بازار محصولات مورد نظر تامین کننده ،کمک به طراحی و توسعه محصولات جدیدی که مورد نیاز بازار است ، کمک در ارزیابی از جایگاه تامین کننده و.. باشد

3-ارائه بازخورد از محصولات :

متاسفانه در بسیاری از موارد ارتباط شرکتهای پخش با تامین کننده هادر اثر مشکلات موجود در محصولات قطع می گردد بدون اینکه قبلا اطلاعی از وجود چنین مشکلاتی به تامین کننده برسد . بدیهی است هرچقدر شرکت پخش در ارائه بازخورد از مسائل و مشکلات موجود در محصولات به تولید کننده ه کوشا باشد طبیعتا در بهبود کیفیت و نتیجتا در بهبود ارتباط بین شرکتها موثرتر خواهد بود

4- رعایت سیاستها و مصوبات :

مهم است که تامین کننده از رعایت سیاستها و مصوبات و همچنین استانداردهای کاری خود از طرف شرکت پخش مطمئن باشد . متاسفانه بعضا شرکتهای پخش بدلیل اینکه به سود آوری سریعتری برسند اقدام به اعمالی از قبیل گران تر فروختن ، فله کردن محصول و.. زده که متاسفانه به جایگاه برند آسیب می زند.

شما چه ویژیهای دیگری را برای یک شرکت پخش ضروری می دانید لطفا نظر خودتان را بفرمایید .