چرا توازن فروش مهم است ؟!

همانطور که پیشتر نیز اشاره کردم ، یکی از شاخص های مهم در ارزیابی ویزیتور رعایت توزان در فروش است . به این معنی که وی فروش ماه خود را به صورت یکنواخت (متوازن) بدست آورد . علت نامتوازن شدن فروش  نیز عمدتا ناشی از این مسئله است که پورسانت پرداختی به عوامل فروش برای هرماه جداگانه محاسبه می شود و اگر فروشنده به فروش بودجه شده خود در ماه مورد نظر دست نیابد هم بایستی پورسانت کمی بگیرد و هم احتمالا بابت نرسیدن به برنامه فروش خود با جریمه یا مواخذه یا حتی اخراج مواجه شود !

حال این سئوال مطرح می شود که چرا فروش یکنواخت مهم است ؟ چه اشکالی دارد که ویزیتور فروش خود را در طی یک هفته ایجاد کند ؟ با هم به چند مورد از اشکالاتی که در اثر فروش ناهمگون ایجاد می گردد می پردازیم :

1-افزایش مرجوعی:

بدلیل بالا بودن سفارشات در روزهای پایانی ماه و کمبود زمان کافی برای توزیع کنندگان احتمال برگشت از توزیع به شدت بالا می رود

2-کسری کالا:

با توجه به اینکه سفارشات زیادی قرار است در بازه زمانی کوتاهی توزیع گردد طبعا احتمال کسری کالا نیز بیشتر می شود

3-سرویس دهی نامناسب :

توزیع کنندگان به علت اینکه می خواهند زودتر به توزیع بقیه سفارشاتشان برسند طبعا از سرویس دهی خوبی به مشتریان برخوردار نخواهند بود

4- بالا رفتن مطالبات :

باز به همین دلیل احتمال بالا رفتن مطالبات از مشتریان بیشتر میگردد

5-افزایش استهلاک ناوگان توزیع :

خودروهای توزیع بدلیل اینکه می خواهند سریعتر به توزیع کلیه سفارش هایشان برسند فشار بیشتری به خودروها وارد می کنند

6-ایجاد ظرفیت مازاد در بقیه روزها:

عدم تناسب در فروش باعث می شود در روزهای زیادی از ماه پرسنل بیکار باشند (ظرفیت مازاد) و در روزهای پایانی ماه مواجه با اضافه کاری و فشار ناشی از آن قرار گیرند

7- دریافت سفارش بیش از نیاز از مشتری :

معمولا ویزیتور ها برای اینکه در روزهای کم باقی مانده به هدفهای تعریف شده برسند مجبورند فشار بیشتری به مشتریان وارد کنند و با استفاده از ترفندهایی که بلدند سفارشات مشتری را بیش از نیاز ارسال نمایند

نکته جالب در فروش نامتوازن این است که خودش را باز تولید می کند ! یعنی بعد از گذشت چند ماه عملا ایجاد توازن در فروش و شیفت دادن آن به روزهای ابتدایی یا حتی میانی ماه کاری بسیار سخت می گردد . زیرا مشتریان در روزهای پایانی هرماه خرید خود را انجام داده و دیگر در روزهای ابتدایی ماه بعد توان یا تمایل خرید جدید ندارند

شما در این رابطه چه نظری دارید . لطفا در زیر همین مطلب نظراتتان را مطرح بفرمایید

بررسی برخی از فساد ها و تخلفات در فروش مویرگی

بدون هیچ گونه تعصبی باید اذعان کرد که احتمال سوء استفاده ، تقلب و فساد در همه جا وجود دارد . قطعا در صنعت فروش مویرگی نیز بدلیل ریز بودن مبالغ سفارشات و تعدد آنها این احتمال بیشتر از سایر صنایع وجود دارد . در حال حاضر قصد این را ندارم که راجع به ریشه بوجود آمدن این مسائل توضیح دهم ، لیکن می توان مسائلی از قبیل : ضعف در سیستم کنترلهای داخلی - ضعف در حسابرسی - ضعف در مدیریت - ضعف مالی و عدم ایفاء کامل تعهدات در زمانهای مقرر - یکسویه برخورد کردن با موضوع مطالبات و چکهای برگشتی سوخت شده و ...  را از دلایل مهم بروز فساد در این صنعت برشمرد که البته هر یک از این موارد می تواند موضوع جداگانه ای برای بحث باشد .

به هرحال در این پست قصد دارم برخی از مواردی را که می توان به آنها اطلاق سوء استفاده - فساد - یا هرچیزی از این قبیل را به آنها داد به بحث بگذارم :

تخلف یک - برداشت غیر قانونی وجه : 

شایع ترین فساد در بین پرسنل فروش مویرگی می باشد که دلایل متعددی از قبیل : ضعف شخصیتی فرد - پرداخت نکردن بموقع حقوق و مزایا و .. دارد . در موارد حاد !! برخی از عوامل اقدام به کلاه به کلاه کردن میکنند بدین ترتیب که وجه مطالبات یک مشتری را برداشت و بعد از مدتی وجه مشتری دیگری را برداشته و مطالبات مشتری قبلی را با شرکت تسویه می نمایند و به همین ترتیب ادامه می دهند 

 اقدام پیشگیرانه :

وسواس و دقت در گزینش نیرو ، علی الخصوص استعلام از محل قبلی کار وی - توجه به نیازهای مالی از جمله حقوق و مزایا و مساعده و وام - کنترل مکرر و روزانه حساب مطالبات علی الخصوص تماس رندمی با مشتریان و اطمینان از مطالبات شدن سفارش - کات آف کردن (به معنی قطع کردن مطالبات در یک تاریخ بخصوص و جمع آوری کامل آنها یا اطمینان از صحتشان)

تخلف دو - جایگزینی چک شخصی به جای وجه نقد مشتری :

در برخی موارد عوامل در گیر ، وجه نقد مشتری را دریافت کرده و به جای آن چک شخصی خود را جایگزین می کنند . مورد داشتیم ! طرف به جای چک شخصی خودش برای ردگم کردن چک دوست ، همسر ، فامیل و.. را داده است

اقدام پیشگیرانه :

کنترل چکهای دریافتی از نظر نام صاحب حساب با نام مشتری در فاکتور

تخلف سه - سوء استفاده از تخفیفات و جوایز:

با توجه به اینکه شرکتهای پخش مویرگی بمنظور ارتقاء فروش خود اقدام به ارائه تخفیفات دوره ای و یا جوایز می نمایند ، برخی از عوامل از عدم اطلاع مشتری (بخصوص مشتریانی که نقدا تسویه می کنند ) سوء استفاده کرده و تخفیف مربوطه را برای وی محاسبه نکرده یا کمتر استفاده می کنندو یا جایزه ایشان را تحویل نمی دهند

اقدام پیشگیرانه :

اطلاع رسانی مناسب از طریق پیامک ، درج  در ذیل سفارش و یا حتی تماس بعد از خاتمه امر فروش وهمچنین ترجیحا اعمال ثبات رویه در اعطاء تخفیفات و جوایز  و یا حداقل پرهیز از تغییرات مکرر در انواع تخفیفات می تواند در جلوگیری از بروز این تخلف موثر باشد

تخلف چهار-عدم مرجوع نمودن کالای مرجوع شده مشتری به شرکت :

واقعیت اینست که مشتریان ، عوامل شرکتهای پخش را بخشی از شرکت دانسته و به ایشان اطمینان می کنند . گاهی این اطمینان زیاده از حد بوده و بدون اخذ رسید یا مدرک مشابه اقدام به تحویل کالای مرجوعی خود به ویزیتورها می کنند و متاسفانه ویزیتور مربوطه نیز این کالا را به شرکت برگشت نمی دهد

اقدام پیشگیرانه :

تاکید در ذیل سفارشات به مشتریان که از تحویل کالای مرجوعی خود به عواملی غیر از توزیع کنندگان شرکت و اخذ رسید مربوطه خودداری کنند و طراحی فرمی که توزیع کنندگان را ملزم به صدور آن در قبال کالای مرجوع شده مشتری بنماید.

تخلف پنج -اخذ وجه دستی از مشتری به اعتبار شرکت

اقدام پیشگیرانه

شما با یک کلاهبردار طرف هستید . مشکل در بدو استخدام است !!!

تخلف شش -گرانتر فروختن کالا به مشتری :

باور کنید این مورد هم وجود دارد . داستان از جایی شروع می شود که قیمتها رسما گران می شود ولی هنوز شرکتها آن را اعمال نکرده اند و مثلا قرار است از فردا اعمال شود . در این حالت عوامل درگیر با تبانی بین خودشان کالا را به قیمت جدید به مشتری داده و مابه التفاوت را خودشان برمی دارند .این مشکل بخصوص در مورد کالاهایی که فاقد قیمت مصرف کننده می باشد شدیدتر است . اینکه به مشتری چه فاکتوری می دهند و وی را چگونه توجیه می کنند را باید از خودشان پرسید چون بنده تا به حال چنین کاری نکردم !!!

اقدام پیشگیرانه :

اعمال یکدفعه و یکجای افزایش قیمت - درج قیمت مصرف کننده - و کنترل های پس از فروش

تخلف هفت - جابجایی سفارشات در بین مشتریان :

البته باید توجه داشت که گاهی عوامل توزیع بمنظور کاهش مرجوعی خود اقدام به فروش کالاهای برگشت از سفارش می نمایند که این موضوع با نیت خیر بوده و در صورتی که با هماهنگی شرکت باشد اشکالی ندارد . اما در برخی موارد عوامل فروش و توزیع با تبانی با یکدیگر ، بدلایلی از جمله استفاده از اعتبار یک مشتری برای مشتری دیگر اقدام به صدور سفارش برای مشتری "الف" نموده ولی از توزیع کننده می خواهند که کالا را به مشتری "ب" تحویل دهد . بدین دلیل که ممکن است مشتری "ب" بدحساب بوده یا چک برگشتی  یا مطالبات دارد یا.. . توجه شود که این موضوع بدلیل تبعات مالیاتی که می تواند داشته باشد کاری خطرناک از جنبه مسائل حقوقی و قانونی است .

اقدام پیشگیرانه :

کنترل امضاء تحویل گیرنده -کنترل چک دریافتی با نام مشتری در فاکتور

باید توجه داشت که دامنه تخلفات و سوء استفاده ها بسیار گسترده تر از موارد فوق بوده و همچنین میزان قانونمندی و بورکوراسی موجود در هر مجموعه می توان باعث تشدید یا تحدید این موارد شود

بحث در این خصوص و تبادل تجربیات می تواند به افراد فعال در حوزه کمک شایانی بنماید . لطفا از تجارب و یا یافته های خود ، بنده و سایر دوستان را در ذیل همین  مطلب آگاه نمایید

کنترل ویزیتور

همیشه موضوع نحوه اعمال کنترل بر عملکرد ویزیتورها از مسائل چالشی و مهم شرکتهای پخش می باشد . ویزیتورها معتقدند که اعمال کنترلهای سخت و ایجاد دیسیپلین همانند چیزی که برای یک کارمند دفتری اعمال می شود ، باعث کشتن روحیه لطیف و هنرمندانه !! آنها می شود و بهتر است انها در انجام وظیفه اصلی خود - که گرفتن سفارش از مشتریان می باشد - آزاد بوده و به آنها اجازه دهند خودشان برنامه ریزی کنند. برخی از ویزیتورها معتقدند که حس ویزیت باید وجود داشته باشد وگرنه نمی توانند خوب سفارش بگیرند . شاید این حس خوب بعد از ظهر یا شب وجود داشته باشد نه لزوما صبح و همزمان با ساعت کاری .

برخی از ویزیتورها نیز با این استدلال که من به هدف تعریف شده فروشم میرسم پس لطفا اینقدر عملکرد من را هر روز زیر ذره بین نبرید آب پاکی را روی دست سرپرست و شرکت می ریزند

درمقابل سرپرستان فروش و مدیران شرکتهای پخش معتقدند بایستی ویزیتور منظم بوده و در ساعات کاری خود تعدادمشخص شده ای سفارش اخذ کرده و ...

به نظر شما کدام طرف درست می گوید ؟!

چه میزان کنترل بر روی عملکرد ویزیتورها لازم است؟

لطفا با مشارکت در این بحث نسبت به غنی تر شدن موضوعات مطروحه کمک کنید

چند نمونه از گزارشات مالی در پخش مویرگی ..

همانطور که مستحضرید در یک سیستم حسابداری و مالی گزارشات تعریف شده ای وجود دارد که فارغ از صنعت ، اصطلاحا به صورت استاندارد (تیپ) ارائه میشود . این گزارشات از جمله شامل صورتهای مالی (ترازنامه - سود وزیان - صورت گردش وجوه نقد ) می گردد . بدیهی است آشنایی مدیران صنعت پخش با این گزارشات و همچنین توان تجزیه و تحلیل آنها (از جمله تحلیل نقطه سربسر ) می تواند اثر چشمگیری در افزایش کارایی ایشان داشته باشد .اما در اینجا قصد دارم به برخی از گزارشاتی که به صورت ویژه در صنعت پخش مویرگی کاربرد دارد و مرور آنها در مقاطع زمانی مختلف می تواند تاثیر بسزایی در بهینه سازی عملکرد مجموعه داشته باشد بپردازم :

1- گزارش سودوزیان به تفکیک شعبه و مرکز هزینه :

ازآنجاییکه مقایسه عملکرد مالی شعب مختلف از حیث سودآوری می تواند منجر به تصمیمات مهمی گردد ، لذا ارانه گزارشاتی که عملکرد شعب را از حیث میزان سود/ زیان حاصله در مقاطع میان دوره ارائه نماید مهم است . نکته قابل ذکر این است که در این گزارشات بایستی عملکرد هر شعبه به تفکیک مراکز هزینه (شامل فروش - توزیع - مالی واداری - انبار و.. ) ارائه شود . بدیهی است سیستم کدینگ حسابداری پخش بایستی به گونه ای طرح ریزی شود تا این تفکیک صورت گیرد

2- گزارش تجزیه سنی بدهکاران :

از جمله مهمترین گزارشاتی می باشد که تاثیر بسزایی در تسهیل جریان نقدینیگی مجموعه داشته و پایش مرتب بدهکاران و پیگیری آن از جمله اقدامات ضروری مدیران پخش می باشد . نکته مهم در این گزارش بموقع بودن آن و همچنین مرتب بودن براساس سن (تاریخ ایجاد بدهی )می باشد

3- گزارش دوره عملیات :

این گزارش بمنظور برآورد سرمایه در گردش موردنیاز هر مجموعه پخشی ضروری است که خود از گزارشهای دیگری به دست می آید . فرمول محاسبه این گزارش بدین شرح است (البته در مجموعه های پخش و بازرگانی):

دوره گردش عملیات = دوره وصول مطالبات + دوره گردش کالا

مفهوم دوره گردش عملیات این است که از زمان خرید کالا از تامین کننده تا زمان دریافت وجه از خریدار چه مقدار زمان صرف می شود .همانطور که اشاره شد این نسبت خود از نسبت دوره وصول مطالبات و دوره گردش کالا محاسبه میشود.

دوره وصول مطالبات = نسبت گردش حسابهای دریافتنی / عدد دوره (مثلا برای یک ماه =30)

نسبت گردش حسابهای دریافتنی = فروش خالص / متوسط حسابهای دریافتنی دوره *

* هرچقدر متوسط حسابهای دریافتنی دقیق تر باشد این نسبت نیز دقیق تر بدست می آید

دوره گردش کالا = نسبت گردش موجودی کالا /عدد دوره (مثلا برای یک ماه =30)

نسبت گردش موجودی کالا = بهای تمام شده کالای فروش رفته / متوسط موجودی کالا *

* هرچقدر متوسط موجودی کالا دقیق تر باشد این نسبت نیز دقیق تر بدست می آید

4- گزارش حاشیه سود اقلام کالاها :

در بلندمدت و اضافه شدن کالاهای متعدد به پخش ، این نکته همواره باید مورد توجه قرار گیرد که مارژین (حاشیه سود) هرکالا چه مقدار است . گزارشی که حداقل ماهی یکبار با این مضمون تهبه شود می تواند به مدیران در تصمیم گیری برای ادامه یا قطع فروش کالا کمک کند . از نکات جالبی که معمولا در این گزارشات مشاهده می شود اینست که معمولا کالاهایی در لیست پیدا میشوند که علیرغم فروش کم بدلیل حاشیه سود بالایی که دارند ، در مقایسه با کالاهایی که حاشیه سود کمتری داشته ولی فروش بیشتری دارند مفیدتر بودن خود را در ایجاد سودآوری در مجموعه به رخ میکشند !!

5- گزارش تفکیک هزینه های ثابت و متغیر:

این گزارش می بایستی حداقل در هر دوره سه ماهه بررسی و براساس آن تعدیلات لازم در سیستم اعمال شود. از گزارشات بنیادی می باشد که می تواند سمت سو ی استراتژی هر کسب و کاری را مشخص نماید . در این گزارش هزینه های ثابت به ریال و هزینه های متغیر به درصد (از فروش) بیان می شود. لازم بذکر است این گزارش در تجزیه و تحلیل نقطه سربسری کاربرد دارد

6- گزارش کالاهای راکد/کم گردش/معیوب :

در این گزارش با هدف تندتر نمودن دوره گردش کالا اقلامی که باعث ایجاد رسوب در انبار میگردد شناسایی و به مدیریت گزارش میگردد . بدیهی است اخذ تصمیات مناسب در خصوص هریک از این اقلام ضروری بوده و صرف گزارشدهی نمی تواند تاثیری داشته باشد

7- گزارش دریافتی پرسنل:

بمنظور پایش دریافتی پرسنل و بررسی و مقایسه آن ، ضروری است همه ماه در هنگام پرداخت حقوق و پورسانت (پرسنل فروش و توزیع ) گزارش ماههای پیش نیز ضمیمه گردد تا تغییرات آن بررسی و همچنین میانگین دریافتی ایشان بروز شود. این گزارش در مدیریت منابع انسانی کاربری فراوانی دارد

8- بودجه نقدی :

مناسب است قبل از شروع هرماه در کنار بودجه فروش ، بودجه نقدی نیز تهیه گردد . در بودجه نقدی با پیش بینی جریانات تقدی ورودی (ماه پیش رو ) و همچنین جریانات نقدی خروجی آن ،ضمن ایجاد انضباط مالی ، چالش های پیش رو نیز مشخص گردیده و در صورت پیش بینی بروز مشکلی در هریک از آیتم های ورودی یا خروجی ، تمرکز کافی بر روی آن صورت می گیرد

دونکته مهم در این گزارش ، یکی مقایسه بودجه نقدی هرماه با عملکرد واقعی و بررسی انحرافات آن می باشد و دیگری توجه به جزئیات در تهیه این گزارش می باشد 

9- گزارش عملکرد تامین کنندگان :

در این گزارش وضعیت میزان خرید از تامین کننده و میزان پرداختی به ایشان از ابتدای سال تا زمان تهیه گزارش و همچنین ماه گذشته و نیز میزان طلب ایشان و همچنین نحوه تامین کالای وی و همچنین میزان کالای تامین نشده ایشان گزارش می شود

گزارشات فوق اهم گزارشاتی می باشد که در مجموعه های پخش ضروری است تهیه و مانیتور شود . بدیهی است گزارشات دیگری نیز وجود دارد که بسته به سایز و اندازه مجموعه های پخش تهبه میشود

شما در سازمانتان چه گزارشات دیگری تهیه میکنید. لطفا با شرکت در بحث و ارائه نقطه نظرات خود به پربارتر شدن مطالب ارائه شده کمک فرمایید !

https://docs.google.com/forms/d/11lPAtwZseZ3EODdKhlpc_PP_vb24czSqg5VXPHKJJsQ/viewform?c=0&w=1

برگشت از توزیع :دلایل و عوامل !

مقدمه :همانطور که عرض کردم بین برگشت از فروش و برگشت از توزیع تفاوت وجود دارد . در پست قبلی به برگشت از فروش پرداختم واز برخی راهکارها برای کاهش آن صحبت کردم. در این مطلب قصد دارم در خصوص برگشت از توزیع مطالبی را باستحضار برسانم.

شاید مهمترین نکته در برگشت از توزیع ، ایجاد سیستمی باشد که این قابلیت را داشته باشد بین برگشت از فروش و برگشت از توزیع تفاوت قائل شود چرا که اساسا دلایل شکل گیری این دو و نیز نحوه برخورد با آنها کاملا متفاوت است . نیز برای کنترل هر شاخصی ، ابتدا نیاز به اندازه گیری آن داریم . پس مهم است که دلایل برگشتی به طرز دقیقی ثبت و اندازه گیری شود .

همچنین نیازی به گفتن نیست که با توجه به هزینه بالای عملیات توزیع در شرکتهای پخش (شامل هزینه سوخت - استهلاک خودرو یا اجاره آن - نیروی انسانی و .. ) کاهش حتی 1%  در برگشتی کالا، می تواند منجر به افزایش بهره وری و نهایتا سودآوری شرکت گردد . از دیگر تبعات برگشتی بالای توزیع میتوان به کاهش توان و انگیزه پرسنل بخصوص پرسنل توزیع  و انبار  اشاره کرد . با این مقدمه مهمترین علت های برگشت از توزیع را به شرح زیر لیست می کنیم :

1-ارسال با تاخیر : هرچقدر میزان تاخیر در ارسال کالای سفارش گرفته شده بیشتر باشد ، احتمال مرجوعی آن نیز بیشتر می شود . شاید یکی از دلایل این موضوع رقابت موجود در بازار و تامین کالا از رقیب می باشد . مصطلح است که " مشتری ، منتظر ما نمی ایستد" 

2- عدم انطباق ویزیت با توزیع : هرچقدر پرسنل فروش کمتر توجیه بوده و آموزشهای کمتری دیده باشند ، این علت پررنگ تر می شود . ناهماهنگی های متعددی می تواند بین ویزیت و توزیع و جود داشته باشد مثلا :

2-1 تعارض بین شرایط تسویه توافق شده در ویزیت با شرایط واقعی شرکت : متاسفانه برخی از ویزیتورها بدلیل فشار موجود بر روی آنها برای فروش بیشتر  و از طرفی درخواست مشتری برای تسهیل شرایط پرداخت (که در هرشرایطی این درخواست را دارند بدون اینکه منطق قوی برای آن داشتنه باشند !!) اقدام به توافقاتی می نمایند که برخلاف دستورالعمل ها و ضوابط شرکت می باشد و طبعا توزیع کننده را در شرایط بدی قرار می دهد.

2-2 ارسال سفارش بیش از توافق : متاسفانه برخی از ویزیتورها گاها تصور می کنند در صورتی که مشتری را در مقابل کار انجام شده قرار دهند ، می توانند فروش بیشتری بیاورند و به همین دلیل برای کسب فروش بیشتر در سفار ش مشتری دست برده و اقدام به افزایش آن می کنند . اگرچه گاهی ممکن است این شیوه جواب دهد ولی نیازی به گفتن نیست که کاملا غیر حرفه ای بوده و باعث سلب اعتماد مشتری می گردد .

2-3 ارسال سفارش کمتر از توافق !: گاهی عکس مورد بالا اتفاق می افتد و این حالت زمانی است که عمدتا بامحدودیت کالا مواجه می باشیم یا کالایی بعد از سفارش مشتری به اتمام میرسد 

3- سفارش صوری !! : گاهی سرپرستان فروش یکی از شیوه های کنترلی خود در مواجهه با عملکرد ویزیتورها را اجبار ایشان به داشتن حداقل یک تعداد مشخص سفارش در روز می نمایند و گاها در صورتی که ویزیتوری به کف مورد نظر سفارش روزانه نرسد وی را جریمه می کنند . ویزیتورها نیز برای اینکه جریمه نشوند یا مورد توبیخ قرار نگیرند سفارش صوری تنظیم می کنند و..

4- سیاستهای وصول : یکی دیگر از دلایل برگشت کالا از توزیع سیاستهای وصول میباشد . به این معنی که شرکتها قاعدتا برای نظم بخشی به جریان نقدینگی خود ضوابطی را تنظیم می کنند که این ضوابط و اجرای بدون نرمش آن در حین عملیات توزیع می تواند از دلایل مرجوعی گردد . دقت شود که در این مورد ، ویزیتور شرایط تسویه را در اخذ سفارش رعایت کرده است ، لیکن مشتری در هنگام تحویل بار بدلیل ناهمخوانی شرایط تسویه با وضعیت نقدینگی خودش از دریافت آن امتناع می کند .

5- درخواست دریافت کالا بصورت اعتباری : امروزه اغلب شرکتهای پخش بدلیل مشکلات موجود در اعتبار دهی به مشتریان و همچنین مشکلات وصول مطالبات (ازجمله نیاز به نیروی اضافه تر برای تحصیلداری) تاکید زیادی بر وصول پای بار دارند ، از طرفی برخی از مشتریان بدلایل موجهی نظیر اتمام دسته چک ، یا در دسترس نبودن آن ، یا نبودن شخص صادر کننده چک ، یا اصرار به کنترل کالای دریافتی و سپس صدور چک و ... درخواست دریافت اعتباری کالا را دارند که این موضوع می تواند منجر به برگشتی شود

6- تغییر قیمت : موارد زیادی پیش می آید که بعد از دریافت سفارش ، کالا دچار تغییر قیمت می شود . قاعدتا شرکتها ملزم به پایبندی به  سفارش دریافتی می باشند و می بایستی سفارش را مطابق با شرایط توافق شده ارسال نمایند ، اما  بدلیل ناهماهنگی های داخلی ، کالا با قیمت جدید ارسال می شود که این موضوع علاوه بر دلخوری مشتری ، منجر به برگشت آن نیز می شود

7- عدم انطباق مشخصات مشتری : برخی اوقات بدلیل نداشتن لیست مسیر توسط ویزیتور و ویزیت نامنظم وی ، مشخصات مشتری بصورت ناقص یا اشتباه اعلام می شود و یا برعکس مشخصات ثبت شده در سیستم با مشخصات واقعی مشتری مطابقت ندارد . در هردوی این حالات توزیع کننده قادر به پیدا کردن مشتری نبوده و کالا برگشت می شود

8- برخورد نامناسب عوامل توزیع : دقت شود که از آنجاییکه مرجع ثبت دلایل برگشتی همین عوامل توزیع می باشند ، بنابراین احتمال اینکه این علت بدرستی اندازه گیری نشود کاملا وجود دارد . حتی در سایر موارد فوق نیز احتمال اینکه دلیل واقعی مرجوعی چیزی که بیان می شود نباشد نیز وجود دارد . به هر روی قطعا یکی از دلایل برگشتی کالا می تواند برخورد نامناسب عوامل توزیع باشد .

9- مشکل زمان در توزیع : گاهی مشتریان انتظار دارند شرکتهای پخش زمان مشخصی را برای ارسال کالای ایشان در نظر بگیرندو در زمانهای غیر از زمان تعیین شده کالا دریافت نمی کنند . همچنین  در برخی اوقات بدلیل حجم زیاد سفارشات عملا توزیع برخی از آنها امکانپذیر نمی گردد یا بدلیل شلوغی و ترافیک یا حتی تصادف ممکن است توزیع کننده نتواند در زمان مقرر توزیع خود را به انجام برساند

10- مسیر بندی نامناسب : مهم است که سرپرست توزیع ، باآشنایی مطلوبی که از مناطق محدوده توزیع خود دارد اقدام به مسیرچینی منظم سفارشات دریافتی کرده و از قراردادن سفارشات با مسیرهای کاملا متضاد (یک سفارش در غرب شهر ، دیگری در شرق !!) پرهیز نماید . این موضوع البته به نحوه سفارش گیری ویزیتورها نیز می تواند بستگی داشته باشد

11- انصراف مشتری : و بالاخره می توان انصراف مشتری (به هردلیلی ) را یکی دیگر از عوامل برگشت کالا توصیف نمود . دقت شود که گاها مشتری نیز از بیان علت واقعی عدم دریافت کالا طفره می رود . مهم است که در دسته بندی دلایل برگشت کالا این عامل حتی المقدور کمتر ثبت شود و دلیل واقعی عدم دریافت را با استفاده از تکنیک های رایج از مشتری بیرون کشید !

با توجه به عوامل فوق اکنون به برخی از اقدامات پیشگیرانه در جهت جلوگیری از ایجاد و همچنین کاهش برگشتی از توزیع می پردازم. هرچند  در دل موضوعات مطرح شده فوق می توان راهکارها را نیز پیدا کرد :

1- گزارشگیری مستمر از دلایل مرجوعی :  بی شک پیگیری و تحلیل روند برگشتی و اخذ گزارشات منظم دوره ای و مرتب کردن دلایل از بیشترین به کمترین ، می تواند کمک شایانی به کاهش برگشتی  بنماید

2- آموزش صحیح عوامل فروش و توزیع : هرچقدر این آموزشها و آشنایی عوامل فروش و توزیع به قواعد علم بازاریابی و همچنین ضوابط و دستورالعمل های داخلی پخش ،  بیشتر باشد در کاهش برگشتی نقش مستقیم دارد

3- اطلاع رسانی برای کالای در حال ارسال : در صورتی که قبل از ارسال کالا مشتری را از زمان ارسال آگاه نماییم ، می توانیم شاهد از بین رفتن بخشی از دلایل مرجوعی باشیم . این کار می تواند با ارسال پیامک یا تعیین زمان دقیق ارسال در زمان سفارش گیری صورت گیرد .

4- اتصال پورسانت پرداختی به کالای برگشتی : البته احتمالا بدیهی است که ویزیتور باید از فروش خالص پورسانت بگیرد نه از سفارش دریافتی ولی میتوان برای ویزیتورهایی که درصد برگشتی بیشتر از نرم شرکت داشته باشند جریمه ای در پورسانت (نه حقوق) در نظر گرفت شاید انگیزه ای باشد برای کنترل بیشتر ایشان بر نحوه سفارش گیری !

در خاتمه لازم به تذکر است که اگرچه در محصولات مختلف و همچنین در روش فروش سرد و فروش گرم درصد برگشت از توزیع می تواند متفاوت باشد ولی به نظر میرسد عدد 3% برگشت از توزیع می تواند درصد نرمالی باشد .

شما چه دلایل دیگری به ذهنتان میرسد. چه راههای دیگری برای کاهش برگشت از توزیع سراغ دارید ؟. لطفا نظرات خود را در ذیل همین مطلب درج فرمایید